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2014年07月03日

「電話では5WlHを正確に把握」

電話で用件を伝えるというのは、簡単なようで案外むずかしいものです。

とくに相手が地位の高い人だったり、重要な用件だったりした場合は、いわゆるアガッた状態になったりして、頭の中がまっ白になることもあります。

こうなったら、もうなにを言ってよいのかわからなくなってしまいます。

そこまでいかなくても、用件を正確に伝えられる人は少ないものなのです。

ある情報を正確に、簡潔に伝えるということは、大げさにいえば、その用件についての論文が、頭の中ではっきりとできあがっていなければなりません。

いつ、どこで、だれが、なにを、どのように。

つまり5WlHを正確に把握しておかなければ、簡潔に伝えることはできません。

電話をする前に、話の内容をメモしておくのはいい方法です。

さらに、その用件についての資料も手元に用意してから受話器をとると完壁です。

こうしておけば、相手に問い返されても、すぐに要領よく返答できます。

湯村麗爽(ヨガインストラクター)
  


Posted by 湯村麗爽 at 05:01

2014年07月02日

「相手の見る目が変わる」

面談中と締めるときに印象を変えると、相手の見る目が変わる。

作業を中断させる悪玉菌の対処法電話や上司からの横入りに対処する。

デスクワークでは、まとまった時間内を途切れずに集中できれば、作業は思いどおりにはかどるもの。

ところが、そうはならないのが不思議なことで、始まりの出鼻をくじく電話や、作業を中断させる急な雑務、一からやり直しとなる変更命令など、はかどらない原因はいたるところにあるものだ。

まず電話取りは、その筆頭である。

こちらの都合はまったくおかまいなしで、何の前触れもなく突然くる。

しかも、慣習として電話取りは若手の仕事である。

受付がいればいいが、最近はなくす傾向にあって、貴重な存在である。

いずれにしても、積極的に電話応対はしなければならない。

参考:https://kamittochuuch.com/

湯村麗爽(ヨガインストラクター)


  


Posted by 湯村麗爽 at 15:44

2014年07月02日

「ポーカーフェイス」

要注意は、商談が厳しい内容で進められたとしても、その暗いムードのまま終えてしまうことだ。

これだけは、やってはいけない。

何も引きつってでも笑顔をつくれとは言わない。

だが、真顔になるくらいは誰でもできるはずだ。

せめて、そのくらいのポーカーフェイスは持ち合わせたい。

また、締めのアクションだが、できれば自分より相手に締めさせた方が、出すぎた真似にならない。

ただ、誘導はこちらで行なうことで時間の調整はしておきたい。

次回訪問の話は有効である。

話が切れたところで「また来週参りますが……」と切り出す。

「が……」の後で何を言うかは相手に任せるといい。

まだ話すことがあれば用件に入るし、なければ締めてくれる。

合わせ技で、出されたお茶を飲み干しながら言えば、確実に締めに入ってくれるはずだ。

湯村麗爽(ヨガインストラクター)
  


Posted by 湯村麗爽 at 15:42

2014年07月02日

「締め方・終え方」

商談においての決め手は、ズバリ締め方・終え方である。

引き際などにも通じるが、すっぱり終えられない者は話が締まらず、商談もあいまいなまま終えてしまう。

面談の印象、自分の印象は、初対面以外では、締めから帰り際までの終える局面と覚えておこう。

したがって、相手からいい印象を持たれないときは、終え方について自分でチェックしてみる必要がある。

一つには、面談中と終えるときでは、違う顔でいることだ。

面談中が真剣な面持ちだったとして、帰り際まで同じでは、真面目な印象もマイナスの要素が加わる。

せめて終えるときはパッと明るい顔で応対すると印象はよりよい方向へいくだろう。

あるいは面談中は明るくシャキシャキして、締めでビシッと決める、これもいうことなしである。

湯村麗爽(ヨガインストラクター)
  


Posted by 湯村麗爽 at 15:29

2014年07月02日

「商談を成功させる」

面談というのはそもそも商談のことであり、その第一目的は「商談を成功させる」ことである。

したがって、時間をかけようがかけまいが成功させればいい話である。

つまり、時間を短縮させても商談がいつも失敗していては、まったく論外であるということだ。

この点の勘違いは気をつけておきたい。

だが、ビジネスマンとして経験と実績を積むことで、少なからず「効率化」を求められるわけで、そこで「どう」成功したかが問題になるのだ。

さらに、「時間をかければ成功する」という、呪いのような錯覚がどうしても私たちには根強く残っているので、これを改めなければならないのだ。

ちなみに「成功するのは適切な時間をかけた場合」である。

つまりは生もの、煮込みすぎの鍋がおいしくないのと同じ理屈である。

湯村麗爽(ヨガインストラクター)
  


Posted by 湯村麗爽 at 15:29

2014年07月02日

「相手の気持ちや立場をよく理解すること」

応接室での面談に誘われたとしても、断わってすぐ商談に入ればよいだけだ。

つまり、打ち合わせしづらい環境であれば、すぐに終わるからそうするのである。

ただし、気をつけるべき点は、相手の気持ちや立場をよく理解することである。

相手の上司・同僚・部下全員に、話の内容が聞かれてしまうのだ。

だから、秘密の話や個人的な話はしない、というよりできない。

さらに、相手をたてる気持ちをより強くしておかないと、フランクな関係のアピールは他の社員には不快・不審である。

「出入り業者のくせに、ずうずうしい」という感じで、非常に印象を悪くさせやすい。

また、狭いオフィスでは何かと邪魔になるのでその点も気をつけたい。

湯村麗爽(ヨガインストラクター)
  


Posted by 湯村麗爽 at 15:25

2014年07月02日

「電話では前おきぬきでズバリ用件を話す」

対面して話すときと電話で話すときとでは、当然その内容もちがってきます。

顔をあわせて話すときは、いきなり用件にはいるのは不自然ですが、電話では、くどくどと時候のあいさつや世間話をしてから用件を持ち出すのもおかしなものです。

電話はその性格上、ストレートに用件を話すのが適当でしょう。

そのためには、会話の冒頭で、「○○○の件で、申しあげます」と告げるとよいでしょう。

雑談からはじめると、ついだらだらと長びいてしまうものです。

電話をかけるときは、相手の身になってかけることです。

なかなか用件にはいらず、世間話ばかりしていては、相手もイライラしてくるはずです。

突然、用件から切り出すというのは、日本的商習慣にはない欧米的発想ですから、なじめないかもしれません。

しかし、電話に関するかぎりは、単刀直入に用件を切り出してもマナー違反にはなりません。

むしろ、相手の立場に立った話しかたとして、喜ばれるものです。

湯村麗爽(ヨガインストラクター)
  


Posted by 湯村麗爽 at 03:17

2014年07月01日

「社員の家族から電話があったら」

外からの電話では、社員に敬称をつけないというのはあくまで原則。

例外もあります。

たとえば、家族からの電話です。

D課長の家族から電話があったとき、「ただいまDは外出中です」というのは失礼です。

こういうときは、やはり「D課長は、D課長さんは……」と敬語を使います。

家族からの電話の場合、むこうで家族だと名のることは少なく、たいてい社員を呼びすてにします。

「おそれいりますが、Dをお願いいたします」というようにです。

このときは家族もしくは親戚と決まっているのですから、ことさらに「どちらさまでしょうか?」と追及することはありません。

とりつぐときは、奥さんからの電話であっても、お子さんからの電話であっても、だれからと厳密に伝える必要はありません。

オフィスで皆がいるなかでそんなことを言えば、プライバシーにもさしさわることになります。

こういうときは、「ご自宅からお電話です」とだけ言えばいいのです。

湯村麗爽(ヨガインストラクター)  


Posted by 湯村麗爽 at 11:36